CR du 12/10/2014 - Point 3ème trimestre 2014

Listes des personnes présentes :

- Membres : Tony D.M., Christelle V., Florian M., Jonathan S., Anthony C., Nicolas T.
- Non membres conviés : Jérémy, Jérémy, Tony, Fanny

Début de réunion : 14h30

1 - Bilan du Samurai Meet #3 et retombées pour l'association

Dans l'ensemble, l'évènement c'est bien déroulé, nous avons eu des retombées majoritairement positives auprès des participants et du personnel des circuits LFG.

Les quelques points à corriger sont :
- réaliser un vrai briefing staff, le matin ou la veille par exemple
- les RC circuit qui ont engendrées une grosse file d'attente. Ce point est déjà validé, la RC sera comprise dans le dossier.
- limiter les aller et venu en véhicule du staff
- se réorganiser dans l'espace pour créer un vrai lien entre les eposants
- respecter et se faire respecter
==> respecter : respecter les consignes et les assignations de chacun, chacun sa tache, chacun son poste, chacun ses responsabilités.
==> se faire respecter : on paie la réservation du site, NOUS SOMMES LES PATRONS. Les gars qui passent en ignorant le staff ou les gars ne voulant pas stationner où on leur dit peuvent aussi faire demi tour. Faites vous respecter !!

Les besoins en équipement soulevés :
- 2x Radios Baofeng UV82-L
- 1x Tonnelle 3x3m (poste intermédiaire)
- Chaises

Le bilan financier de cet évènement est plus que satisfaisant puisque nous avons équilibré et même réussi à faire un petit bénéfice.

Il est important d'essayer de construire cet évènement ensemble c'est pour cela qu'il est envisager d'impliquer plus de membres en amont, bien sur, il faudra que ces membres se sentent impliqués et puisse être disponible pour des réunions "fréquentes".

2 - Bilan du forum des associations de Bussy 2014

Durant ce forum des assos, nous avons eu l'occasion d'exposer des véhicules sur l'un des parkings visiteurs adjacent au gymnase où se déroulait le forum.
Notre but est de montrer que nous sommes présents sur ce genre d'évènement faisant parti de la vie de la commune.
Les personnes du services culturel nous ont vu, nous avons eu l'occasion de faire monter notre taux d'attractivité :p
Nous avons eu 3 personnes cette année qui se sont vraiment intéressées à nous, et tout ça sans bonbons

Dans le but de gagner en visibilité sur la commune, une relance a été faite à l'organisateur du Salon de l'Auto de MLV se déroulant à Bussy pour faire participer l'association en 2015.
Nous seront présent pour le forum des assos 2015, on envisagera peut etre une autre approche quand au stand

3 - Le repas de remerciement staff Samurai

Un repas BBQ a été organisé pour remercier es membres du staff Samurai, membres JIM ou non et leurs conjoints.
Ce repas a été partiellement financé par l'association et par le Président, de ses fonds personnels.

Merci à ceux qui ont fait le déplacement pour participer à cette soirée

4- Bilan financier de l'association

A ce jour, l'association dispose d'un solde positif d'un montant de + 1409.10€

Bénéfices à venir :
Journée Clastres du 08-11-2014 :
Nous avons actuellement un gain de +193€ avec 3 places restantes à vendre, propriété de l'association.
A chaque place supplémentaire vendue, un gain effectif de 69€.

Nous pouvons donc, si l'ensemble des places sont vendues, porter nos bénéfices sur cette journée à +400€

Journée LFG du 23-11-2014 :
Le coût correspond au coût du chef de piste + 3 commissaires ==> 820€HT soit environ 1000€TTC
Le cout correspond à 10 rouleurs inscrits.
Nous avons la capacité de 35 rouleurs sur cette journée soit 3500€ de recette MAX.
Ce qui porte le bénéfice MAX de la journée à 2500€ à diviser à part égale entre JIM en TTC et LFG en HT

Si on rempli la journée, on gagnerait donc +1135€ environ.

A ce jour, nous avons 11 rouleurs inscrits et environ 5/6 dossiers annoncés à recevoir prochainement.

Cet argent nous permettrait de voir 2015 sereinement, notamment pour ce qui est investissement et frais potentiel pour l'évent de Juillet 2015.

5- Le nouveau nom du meet

Après un brainstorming peu constructif, nous avons réussi à dégager une idée.
L'évent portera dorénavant le nom "RACE Day"

RACE est un terme à connotation sportive.
C'est aussi l'acronyme de Race And Car Exhibition

6- Ce qui se profil en 2015

- Nous allons organiser ou co-organiser de nouvelles journée de roulage
- Nous allons très prochainement faire parvenir 5 dossiers à la mairie pour des expositions statiques sur la commune de Bussy Saint Georges.
- L'organisateur du Salon de l'auto de MLV a été contacté pour faire participer l'association en 2015
- Le RACE Day aura lieu le 19 juillet 2015

Bref encore beaucoup de travail et j'espère, personnellement, une implication d'une grande majorité des membres à la réussite de l'ensemble de ces thèmes.

L'année 2015 promet d'être bien rempli, il va y avoir du boulot je ferais en sorte d'être le plus souvent présent de mon côté; je suis déjà sur quelques protos pour le logo "R.A.C.E Day" et rendu possible, je posterais cela après les tests (une dizaine je pense).

Pour le roulage LFG du 23-11, est ce qu'il y a une page facebook ou un lien afin de faire tourné un peu sur les forums ect, je n'ai pas vu le post sur le groupe

Amicalement ;
Nounours