CR du 05/07/2014 - Point 2nd trimestre 2014

Listes des personnes présentes :

- Membres : Stéphane, Christelle, Florian, Jonathan, Nicolas
- Non membres conviés : Aziz, Sophie, Jérémy, Jérémy, Lucas, Lili, Armand

Début de réunion : 21h15

1- Bilan de la sortie piste des Ecuyers du 28-06-2014

- 24 inscriptions par le biais de JIM Asso soit 3506€ perçus
- 24 inscriptions facturées 120€ l'unité par Driv'Eure soit 2880€ payés
- Diverses options prisent par les participants soit 200€ payés
- Remboursement  suite à annulation pour un total de 40€

Restant à l'association = +386€

2- Bilan des investissements de l'association

Pour mener à bien nos objectifs et afin de disposer d'un minimum d'équipements propre à l'association, les investissements suivants on été réalisés :

- 4x radios de communication Baofeng UV-82L pour 136.8€
- 1x tonnelle pliante blanche 3x3m pour 64.99€
- 1x tonnelle pliante verte 3x3m pour 64.80€
- 4x sacs de lestage pour 18€
- 1x table pliante pour 59.99€

Total des investissements = -344.58€

Idéalement, il restera à investir dans une 2nde table pliante et 4 sacs de lestage.
Il faut aussi trouver du sable pour remplir les sacs de lestage.

Il faut remercier les participants à la cagnotte Leetchi qui ont permis d'investir dans certains matériels.

3- Point financier au jour de la réunion

Au 30 juin 2014, l'association dispose de 1095.10€ de fond propre dont 10.21€ sur la cagnotte Leetchi.

Plusieurs mouvements seront à enregistrer courant juillet avec :
- le remboursement de 20€ par chèque de M. TALOVICI suite à son annulation
- les divers encaissements à réaliser suite aux inscriptions pour le roulage du Samurai Meet

4- Point sur le Samurai Meet #3

 > FINANCIER

- Rappel du cout global : 9120€TTC

Inscriptions au roulage au 30-06-2014 (au 12-07-2014)
- 46 réservations effectuées à 135€ = 6210€TTC (6630€)
- 1 rouleur avec paiement sur place = 135€
- 13 places restantes disponibles (10 places restantes)

Résultat global au 30-06-2014 = -2910€TTC (-2490€)
Pour rappel, après le Samurai Meet #2, nous devions encore 4900€TTC à LFG

 > POSTES

- Accueil :
 - Accueillir les participants (expo, rouleurs et visiteurs)
 - Pointer les rouleurs et rappel des horaires de briefing
 - Comptage des véhicules
 - Encaissement des entrées expo et visiteurs

- Zone "Aire plane"
 - Aider au stationnement des véhicules  dans la zone JAP
 - Aider au flux entrée/sortie des paddocks

- Circulation
 - Orienter les véhicules vers les zones dédiées (Euro/US/Jap)
 - Aider au stationnement dans les zones d'expo.

Mise en place de signalétique  pour guider sur site, les visiteurs seront invité à stationner sur le haut de la grande zone gazon, vers l'entrée.

> STAFF

Membres :
- Présents : Christelle, Jonathan, Christopher, Tony, Stéphane, Shu, Florian, Loïc, Nicolas T.
- Peut être présent : Anthony, Jérôme, Pierre

Non membres :
- Présents : Jeremy, Jerem, Aziz, Nicolas Martin, Lili
- Peut être présent : Armand

En ce qui concerne le nombre de personne par postes.

- 3 personnes à l’accueil : Jérémy, Jonathan, Jérem
- 3 personnes sur la zone "aire plane" (paddocks + zone JAP) : Nicolas T., Tony, Shu, Christopher
- 2 à 3 personnes à la circulation : Stéphane, Loïc, Nicolas M.
- 1 personne au stand : Christelle
- 2 photographes : Aziz et Lili

Le matin, nous aurons un coup de main de la part des Lady's afin, notamment, de rappeler sur les paddocks l'horaire de briefing.
Je, Nicolas T., ne serais que peu disponible le matin, je serai dans le hall pour orienter et aider les participants à remplir les documents d'assurance, je participerais au briefing de sécurité et ferait la remise de bracelets.

> POINTS DIVERS

- Tombola : Il a été décider de maintenir une tombola durant l'évent.

- Vidéaste : Il a été décidé de ne pas prendre l'option Protois cette année du au cout jugé un peu trop élevé, pour rappel, 200€.

- Fournitures diverses disponibles :
 - POSCA jaune, bleu, blanc et gris
 - Tampon JIM Asso
 - 2x Caisses en bois (Jérémy peux avoir mieux)
 - Carnet de tickets de tombola

- Besoins
 - Fabrication de panneaux VISITEURS et EXPO/PISTE
 - Fabrication d'un panneau d'affichage pour y apposer le tarif d'entrée
 - Sable : 60Kg
 - Outils de comptage de véhicule

Organisation : Merci de ne pas vous disperser !!

- Si vous quittez votre poste, merci de transmettre la radio à la personne du STAFF remplaçante
- Ne laissez pas un poste vacant sans que quiconque soit au courant, les personnes avant et après vous doivent être informées.
- Si besoin de souffler, merci de demander la relève, ou une rotation de poste, une fois les premiers véhicules installés dans les zones d'expo, cela devrait se faire naturellement par la suite et libèrera du monde.

Bref, nous avons de nouveaux outils de communication, merci de s'en servir !!

Lu