CR du 14/03/2014 - Point 1er trimestre 2014

Réunion pour faire le point sur le 1er trimestre 2014

Heure de début : 21h30
Heure de fin : 23h30

Membres présents : Shu L. - Tony D.M. - Florian M. - Jonathan S. - Armand G. - Nicolas T.
Invités : Jérémy et Lili

L'ensemble des sujets ont été abordés "en vrac" et seront retranscrit dans l'ordre.

1/ Point membres

A été abordé le sujet des clôtures d'inscription. En effet, la date initiale pour remettre la fiche d'adhésion était le 31 janvier 2014.
Cette date étant largement dépassée, les personnes concernées seront donc considérées comme non membres jusqu'à régul s'ils le désirent.

Du fait que certains puissent avoir du mal financièrement, un étalement en 2x 10€ avait été proposé en début d'année.

Donc l'effectif de l'association à ce jour :
- TALON Nicolas (Kykytic)
- VESCHAMBRE Christelle (Kyky Création)
- COUTURIER Anthony (TTS)
- BOUTRY Stephan (JDMSol)
- LEDOUX Christopher (Timal774)
- DI MAIO Tony (Darkjil)
- MARS Florian (Suptoy)
- LY Chue (Shu Lee)
- NOULET Loic (Yoda)
- ETIENNE Pierre (Titou)
- FOURGEUX Thomas (Shaka)
- SANEK Jonathan (John)

Information a été donné que suite à la démission de Nicolas M. du poste de trésorier, il a été désigné Florian M. en qualité de trésorier remplaçant, celui ci a accepté.

2/ Point financier sur le premier trimestre

Il a été rappelé que, les 1er et 22 décembre 2013, les journée de roulage sur LFG ont permis d'encaisser la totalité de 3600€.
Nous avons honoré nos facture auprès du circuit pour un montant total de 3375€, il restait donc 225€ pour l'association.

Cela nous a permis de finir l'année 2013 sur un solde positif d'environ 750€ (je n'ai plus les cent en tête).

En ce début d'année 2014, nous avons enregistré :
Encaissements :
- 9€ de dons (vente de petit JIM)
- 235€ de cotisation

Décaissements :
- SMACL Assurance : 81.42€
- Saxoprint (flyers) : 40.75€

Le solde du compte associatif est, à ce jour, positif pour un montant d'environ 872€
Un différentiel de 20€ existe entre le compte et le livre de compte, il s'agit du chèque de remboursement accordé à M. Damien D. lors du Samurai Meet #2, demeurant non encaissé.

3/ Point sur les évènements de l'asso et de ses membres

Rasso officiels : 2 demandes ont été lancées. La première à Bussy pour le 25/05/2014 et la seconde à Collégien pour fin Septembre 2014.

Il risque d'être difficile (pas impossible), cette année, de réaliser ces 2 évènements officiels car :
- il faut, à priori, faire la demande en sous préfecture et plus seulement à la marie, ce qui retarde considérablement le dossier et nous projetterai en juin ou juillet pour la première demande
- nous sommes sur une année électorale

Sortie piste "Les Ecuyers" :

Pour cette sortie, nous avons actuellement 14 personnes (dont 2 membres) ayant validées leur paiement, nous en avons 5 en attente (dont 2 membres).

Pour rappel, les tarifs que l'on nous fait sont les suivants :
- de 10 à 19 véhicules : 134€/véhicules
- 20 véhicules et + : 120€/véhicules

Notre prix facial : 140€/véhicule pour les non membres

Bénéfices pour l'asso :
- de 10 à 19 véhicules : 6€/véhicules
- 20 véhicules et + : 20€/véhicules

RAPPEL : Les membres profiterons du prix que nous avons.
Par exemple, John a payé 134€ par chèque, tarif le plus bas actuellement car moins de 20 véhicules.
Si nous avons 20 véhicules ou plus lors de la clôture, son tarif passera à 120€ et nous lui ferons un chèque de 14€ en remboursement s'il le souhaite.

Une personne inscrite (2 voitures) profite des tarifs asso à 134€.
Il viens avec un KTM Xbow et une Lotus (conduite par son pote) mais si il pleut, pas de Xbow donc il prend une garantie annulation pour le Xbow et un 2ème pilote sur la Lotus. C'est une petite fleur accordée en tant que geste commercial.

Samurai Meet #3

Plusieurs choses ont été évoquées concernant cet évent et il serait peut être opportun de faire une réunion de travail autour de tout ça.

Organisation :
Nombre de membres nécessaires à l'orga : Il faudra définir clairement les taches pour définir le nombre mais 8 membres semble UN MINIMUM.
Nous pourrons faire appel à un coup de mains externe auprès de volontaires.

Nous savons déjà que 4 pôles existent : l'accueil, l'expo (devant le bâtiment principal), les paddocks + expo (aire plane), le stand

A nous de définir clairement ce que l'on fait pour savoir à combien on le fait.
L'accueil, ce sera 2 personnes à MINIMA (accueillir, marquer les caisses, compter et encaisser).
Pour les autres, tout reste à définir.

PHOTO : Nous avons une proposition de Lili pour faire des photos "à l'écart dans un coin" :p

Communication :
Comme à chaque fois, il faut distribuer un maximum de flyers,
- en laisser sur les pare brises lorsque l'on croise des véhicules intéressants
- en laisser aux personnes sur les rassos ou autres évents
- en laisser dans les garages, commerces automobiles

Bref, distribuer autant que l'on peux, pour toucher un maximum de monde.

Le partage et les invitations Facebook, et demander à ses contacts d'en faire de même
Pour le moment, 1500 personnes ont été invités au Samurai Meet par le biais de Facebook, c'est un peu léger.

Attention à la distribution des flyers, certains endroits ne sont pas forcément adéquat pour la distribution de flyers.
En ce qui concerne le Chika Japan, au pire, quelques flyers dessus et derrière vos pare-brises suffiront

4/ Point sur l'implication des membres

Un rappel a été fait sur le fait que NOUS DEVONS TOUS ÊTRE ACTIF ET FORCE DE PROPOSITION.

Il ne suffit pas d'attendre que ca tombe du bureau, il faut bien se mettre en tête que c'est en proposant tous des choses qu'on avancera ensemble.

A l'heure actuelle, malheureusement, je vois que des personnes, non membres ont plus de projet que les membres eux mêmes, ça me navre pour nous, mais aussi pour ces personnes qui comptent devenir membres et auxquelles, on ne peux pas confirmer d'avenir pour l'association.

Donc BOUGEZ VOUS et PROPOSEZ DES CHOSES, vous aurez pas toujours le succès mais en proposant, on montre qu'on a envie de bouger.

bien lu le CR

lu

Lu   

Salut tous le monde ,

Je pense que la réunion a bien été récapitulé dans son ensemble, elle s'est bien passée et à entendre les légendes de Shu alors que je ne le connaissais pas encore m'a prouver qu'il était sympas pour lui de s'être autant retenu de la soirée (lol)

Pour ma part, première réunion pour une première participation dans une association donc j'ai été déjà content de pouvoir y participer et puis d'avoir eu des échanges avec la p'tite troupe.

Le seul point négatif que j'aurais eu du mal à gober c'est quand Nico à fait la parenthèse sur la motivation et les projets personnels ou collectifs pouvant amener l'asso à avancer. Il est vrai que les décisions de se faire un p'tit truc du style billard, cinéma, kart enfin des petites sorties entre nous ne devrait pas venir que d'un ou deux membres !!! Mêmes si certains ne seront pas dispo , il faudrait proposé plus de petite chose et je travaillerais dans ce sens pour ma part car venant du 78 je proposerais quelques petit truc peu coûteux et pas trop loin de chez vous; moi la distance ne me dérange pas et je comprend que venir dans l'78 puisse en freiner quelques un mouahahaha

Maintenant pour mon cas personnel certes j'ai des projets peut être grands et bons pour le futur de l'association, j'aimerais que mes envies et ma motivation pour proposer d'autres choses ne soit pas vain même si pas grand chose ne viendra me démotivé pour cette asso et ses membres en qui j'ai confiance et j'ai envie de partager des choses, j'ai encore un tas de ressource et des idées plein l'bonnet

En ce qui me concerne pour les flyers , j'irais au rasso de Plaisir (78) et donnerais les flyers à un maximum de monde car c'est du multi marque et sachant que le dimanche qui suit y'a le club lotus et caterham qui passe par chez moi et tout un tas d'auto sportive emprunte ma route

De plus pour le client prestige dont Tony nous a parler, je vais donc demander à mon collègue qui a son diplôme BJEPS donc instructeur si il serait libre durant cette journée afin de voir si on pourrai compter sur lui pour pouvoir si possible ne pas perdre ce fameux "gros client" et par la même occasion lui donner quelques flyers car il connait du monde

C'est donc tout pour moi , on se tiens au jus dans les jours à venir

Lu et approuvé;
Nounours

lu et approuvé.
John

Lu et approuvé.

Ce week end on a recruté une celica de plus pour les Écuyers

Faut surtout recruter pour le Samurai maintenant

Les Ecuyers, ca va se faire naturellement je pense, le Samurai faut lancer la machine :p

Mais c'est cool, ca fait toujours un potentiel rouleur de plus

Salut à tout ceux qui viennent sur le forum ;

J'ai donc déposé quelques flyers dans mon garage Honda à chambourcy, il y a quelques clients qui dépose leurs véhicules (style civic type R, intégra type R...) les véhicules de type sportif auront accès au flyers avec leurs factures si ils le désirent auquel cas il y en a sur un présentoir devant le magasin

De plus; Tony, j'ai donc proposer à mon collègue qui est instructeur automobile si ce week-end là l'intéresserai pour ton "gros client" et donc il ne devrait pas y avoir de soucis, par contre le paiement de celui-ci sera à charge du client prestige (de l'ordre de 250/300euros la journée complète)

Et enfin je vais surement aller à un rassemblement multi-marque vendredi 28 mars dans mon secteur et là je vais en faire péter du flyers parce qu'on est généralement entre 50/60 grosses autos.

Voilà pour cette semaine, donc Nico je compte sur toi si j'ai besoin d'autre flyers

Merci de m'avoir lu
Nounours

Trop bien mon Nounours!!!

Pas de soucis

Merci mec !