CR du 07 juin 2013 : Bilan de l'association

Bonjour,

Le 07 juin 2013, les membres de l'association étaient conviés à participer à une réunion pour faire le point sur l'association.

Étaient présents : Tony Didier / Thomas Lecocq / Florian Mars / Bastien Gouge / Fanny Magalhaes / Nicolas Talon / Christopher Ledoux
Aziz Al Jawfi présent jusqu'à 22h30
Christelle Veschambre présente jusqu'à 22h30

Début de la réunion : 21h00

1/ Bilan des actions de l'association de janvier à juin 2013

Durant cette période, il a été réalisé différentes choses au seins de l'association :

- Changement de siège social avec domiciliation en mairie afin de facilité les changements de bureau futurs

- Changement de signataire à la banque Crédit Mutuel

- Création d'un groupe fermés pour l'association sur Facebook, ce groupe n'est réservé qu'aux membres de l'association.
Il permet notamment de partager entre membres, de créer des évènements internes à l'asso (RDV, Réunions etc ....)

- Création d'une page Facebook "JIM Asso" permettant de communiquer avec les personnes extérieures à l'association.
Cette page est prévu pour communiquer autour du Japon et de l'automobile en général, communiquer les évènements de l'association et y poster les compte rendu, etc...

- Passage au banc chez BR Performance le 11 mai 2013
Nous avons réussi à faire déplacer 13 participants à cette journée, premier évènement de l'association en 2013.
Le compte rendu photo et vidéo est sur la page Facebook "JIM Asso" et sur le forum de l'association.

- Sortie piste à Clastres le 22 juin 2013 avec Driv'Eure Events
Nous avons enregistré 16 participants pour cette journée, participants passés par le biais de l'asso.

- Création du nouveau forum de l'association : https://association-jim.forumactif.org/
Suite à un RDV le 20 mai 2013 entre les membres qui étaient concernés par certains problèmes, l'administrateur principal du forum JappInMLV a pris les décisions suivantes :
> Se retirer de l'association JIM
> De supprimer la section concernant l'association JIM sur le forum JappInMLV
> De supprimer l'évènement "Samouraï Meet #2" de Facebook

Ce nouveau forum était déjà créé avant, mais n'était pas actif.
Pourquoi l'avoir créé avant ? Car ce n'était pas la première fois que l'association pouvait perdre cet espace sur le forum JappInMLV et que nous souhaitions conserver le plus important.
Le forum est devenu actif après les faits énoncés précédemment.

2/ Projets de l'association en cours

L'association a encore  quelques projets de lancés pour cette année 2013 :

- 14 juillet 2013 - "La prise de la ZI" : Projet de rassemblement boulevard de Strasbourg à Bussy Saint Georges
Le dossier original a été réceptionné en mairie en date du 22 avril 2013. Celui ci a été "égaré" et nous avons du fournir la copie du dossier, dossier retrouvé le lendemain dans le bureau du cabinet du maire en attente de validation.
A la lecture du dossier, les services techniques de la ville se sont posés de nombreuses questions par rapport aux nombres de participants et visiteurs stipulés sur le dossier mais aussi sur l'organisation de ce genre d'évènement.
Un rendez vous est donc prévu, le 10 juin 2013 à 11h, en mairie annexe afin de présenter le dossier.
Seront présent le cabinet du maire, le service technique de la ville et le service culturel.

Si la mairie accepte le dossier et nous autorise à faire l'évènement, 2 membres se sont proposés pour superviser l'évent dans son ensemble :
Bastien Gouge et Christopher Ledoux

- 07 septembre 2013 - 10h-18h : Forum des associations de Bussy Saint Georges

Bussy Saint Georges organise le forum des associations de la commune. L'association JIM en faisant partie, celle ci a été conviée à y participer.
Dans le but de participer à la vie de la commune mais aussi donner une image d'association automobile sérieuse, il peut être intéressant d'y participer.

La question a donc été posée aux membres présents qui ont accueilli favorablement la participation au forum.
Donc nous donnerons réponse favorable à la mairie concernant notre participation.

La pré-installation aura lieu le 06 septembre entre 14h et 20h.

- 29 septembre 2013 - 7h30-20h : Samuraï Meet #2

Il a été évoqué plusieurs points dont ceux du "Staff" et de l'organisation sur site.
Ces points seront vu et définis lors de notre rendez vous à La Ferte Gaucher le 29 juin 2013 avec le gérant du circuit.
Les points qui ont été confirmés sont :
> La répartition des membres suivant un zonage
> La création de planning de rotation des membres

Matériel nécessaire pour l'évènement :
> Tables et chaises : fournies par le circuit
> Tonnelles : 2 fournies par les membres (Fanny)
> Talkiewalkie : 4 à 5, 2 sont déjà en possession de l'association, 2 au moins peuvent être fournis par Christopher
> Caisses : 2, il a été convenus d'utiliser des boites type boite à gâteaux ou autres adaptées
> Signalétique "Parking visiteur" : Fabrication de panneau en bois avec de la récupération de panneau de contre plaqué, aggloméré etc ....
Nicolas se chargera de la découpe des panneaux, les mentiosn "Parking visiteurs" seront peintes par Bastien.

INVESTISSEMENT DE L'ASSOCIATION :
> Bracelets tyvek : 500 avec marquage "Samuraï Meet #2 (100 pistes + 100 découvertes + 300 exposants) > Cout : 44.4€ livré

INVESTISSEMENT DES MEMBRES :
> Tshirts "Staff JIM Asso" : Tshirt Décathlon à 2.5€ + Flocage avant et arrière à 9.5€ soit 12€ le tshirt

Question posée : Quel est le matériel sono fourni par le circuit ? Y a til des enceintes ?
Réponse : Nous prendrons connaissance du matériel sur place, le 29 juin 2013.
Un dispositif sonore avec possibilité de brancher un micro est disponible.
Ce dispositif est directement branché aux enceintes donnant sur la zone "Paddocks/Air plane" du circuit.

Les partenaires évènement :

Afin de créer un village pro, des partenaires ont ou vont être inviter à participer.

Ont déjà confirmé leur présence :
- Bonsaï Performance : préparation, réparation, shop
- TBR Conception : conception et usinage de pièces en alu
- Stand JIM Asso : vente de goodies asso, M. et Miss JIM, écharpes polaires

Les autres contacts en cours :
- Tsunami Visual Concept : Tshirt, stickers, covering, Stickers bomb etc ....
Un RDV doit avoir lieu le 14 juin 2013 à 18h00
- PVJ System : Banc de puissance mobile
Nous attendons une réponse du gérant du circuit pour savoir s'il est possible de mettre en place un banc de puissance.
- Team91 : Groupe de pistards pouvant tenir un stand avec exposition d'une voiture pour la piste et diffusion de vidéos

Communication de l'évènement :

La communication de l'évènement sur tout support est l'affaire de tous les membres.

Forums : Tout membre faisant parti d'un forum automobile, s'il ne voit pas l'évènement, se doit de le créer et d'en renseigner le bureau
Pour ce faire, il suffit de "citer" le post présent sur ce forum, de copier l'ensemble du texte et de le coller sur le forum de destination.
Il ne faudra pas oublier d'enlever les balises "quote".

Facebook : Tout membre faisant parti d'un groupe, s'il ne voit pas l'évènement, doit partager l'évènement sur celui ci.
Tout membre de l'association doit partager régulièrement l'évènement, en juin/juillet, toutes les 3 semaines, en Aout, toutes les 2 semaines, en septembre, toutes les semaines.
Tout membre de l'association doit inviter sa "liste d'amis" à l'évent et demander à ces personnes d'en faire de même, on doit essayer de créer un effet, "boule de neige".

Communication "physique" :
> Affiche format A4 créée, à imprimer soit même
> Flyers format A5 créé, nous allons faire imprimer 2000ex sur saxoprint.fr. Cout = 45.62€ livré

Rassemblements et sorties :
Tout membre ACTIF se verra remettre des flyers A5 pour les distribuer sur les évènements auxquels ils participeront.

Pro/partenaires :
Nous ferons parvenir aux professionnels et partenaires 2 affiches format A4 et une quantités à définir de flyers A5.

Question posée : Est il envisageable de conserver la partie "expo" 100% JAP mais d'ouvrir la piste aux autres véhicules ?
Réponse collégiale : Il est envisageable d'ouvrir aux autres véhicules mais nous l'envisagerons potentiellement que courant septembre.

Question posée : Comment vont être géré les groupes ?
Réponse : Tout groupe arrivant sur site ENSEMBLE, spécifiant  vouloir être stationnés ensemble le seront.

Question posée : Y a t il une zone VIP de prévue ?
Réponse : Non, pour le moment, il n'est rien prévue mais nous allons réfléchir à "comment disposer les véhicules" pour créer des aérations et des petites zones "exclusives" au sein même des autres véhicules.

Question posée : La tombola ?
Il est envisageable de faire une tombola le jour du rassemblement grâce à nos partenaires motivés qui nous propose des lots à offrir.
Le sujet n'est pas encore finaliser, il faut finaliser les partenariats évents avant.

Fin de la réunion : 00h00

Les flyers viennent de faire l'objet d'une commande.
Je les fais livrer chez moi directement.

top

super!

Pas mieux !

Du bon boulot !

L'ouverture aux autres voitures, ça peut être sympa

Pour info, le flyers sont fait et expédiés d'après le suivi du site.

Cependant, hier, avis de grève illimitée au centre de tri de Lognes à partir d'aujourd'hui.
Donc si on a de la chance, ça va vite arriver, sinon, dommage :p