CR du 13 septembre 2013 - Organisation Samurai Meet #2

Début de réunion : 9h00
Lieu : Salle Lucie Aubrac, 2 passage Carter 77600 BUSSY SAINT GEORGES

Membres présents : TALON Nicolas, MAGALHAES Fanny, DIDIER Tony, MARS Florian, AL JAWFI Aziz, MEZIERE Nicolas, LEDOUX Christopher, VESCHAMBRE Christelle

Non membres présents : Benoit, Virginie, Lea et Armand
Les non membres ont un avis consultatif et non décisionnel. Ils feront potentiellement, suivant les disponibilités, partis du "Staff".

Points abordés :

1 - Point sur le matériel : Bracelets, talkie walkie, posca, tampon encreur, caisse, tonnelle etc ...
2 - Organisation finale du site : Ou seront placés les pistards, pros, exposants, gestion des découvertes matin /après midi
3 - Planning de rotation : Celui ci sera proposé aux différents membres, à eux de nous indiquer ce qu'ils souhaitent
4 - Point sur la tombola : Matériel, quels sont les cadeaux que nos partenaires nous fournisses
5 - Ouverture aux non JAP ?? A quelle date ??
6 - GROS DILEMME pour la sono, on fait quoi ???? Attribution du micro ??

1 - Point matériel :

Nous disposons actuellement des bracelets pour les rouleurs ainsi qu'un tampon pour marquer les visiteurs.
Nous disposons de 2 talkie walkie.

Le circuit nous fourni gracieusement les tables et chaises.

Du matériel va être prêté par les membres, non membres ou leur famille :
4x talkie walkie : Christopher LEDOUX
2x Tonnelles : Fanny MAGALHAES
Posca : Shu LY, Anthony COUTURIER, Fanny MAGALHAES, Benoit GUILBERT
2x Caisse : Boite à gâteaux VESCHAMBRE Christelle

Aucune personne présente n'a notifié un autre matériel à avoir, obtenir.

2 - Organisation finale du site :

Le plan du site tel qu'il avait été conçu le 30/06/2013 a été validé par les membres présents et restera donc tel que.

Une remarque a été faite par Tony DIDIER concernant l'emplacement de l’accueil, qui serait plus judicieux de déplacer vers la bâche pompier, séparant la zone d'expo et la zone visiteur.
Cette remarque a été validée avec comme seul bémol, la possibilité de "fuite" des visiteurs par la parti en gazon pour éviter le paiement.

Nous disposerons donc 1 à 2 personnes sur cette zone ainsi qu'un balisage (ru balises ou chaines)

Légende du plan :
Rouge / Orange : Zone pistards
Bleu : Village pro
Violet : Expo
Gris : Visiteur
Noir : Bâche pompier (zone ou se situera donc l'accueil)



3 - Planning de rotation :

Il a été établi un planning pour le matin, de 6h30 à 12h30/13h.
Le planning ci dessous a été établi avec les membres présents et en prenant compte des demandes préalables.

6h30 - 7h15 : Installation pour tous les membres présents.

Accueil : TALON Nicolas, MAGALHAES Fanny, GUILBERT Benoit (si disponible), MEZIERE Nicolas (à partir de 8h30) / PLEIN

Expo et VIP : MARS Florian, DIDIER Tony, GATE Armand (à partir de 8h30) / MANQUE 2 PERSONNES

Paddocks : LEDOUX Christopher, LEFEBVRE Jérôme, LECOCQ Thomas / PLEIN

Stand : VESCHAMBRE Christelle, Virginie (si disponible) / PLEIN

Visiteurs : (guidage des visiteurs et surveillance de la faille) Pour le moment personne / MANQUE 2 PERSONNES

Photo : COLLIEZ Julien, AL JAWFI Aziz

Donc sur l'ensemble des membres ayant confirmés et n'ayant pas leur nom indiqué, ou souhaiteriez vous être le matin ?

Pour rappel, ont confirmés : COUTURIER Anthony, MAGALHAES Remi, DI MAIO Tony, BOUTRY Stéphane, NOULET Loic
Nous aurons aussi Matthis qui viens de me confirmer sa participation au "Staff"

Nous aurons peut être besoin de libérer une personne pour, dans le cas ou il resterait des places, proposer des 1/2 journée.

L'après midi étant plus calme et les besoins moins importants, il sera possible au "Staff" de faire les demandes de rotation par talkie walkie.

4 - Point sur la tombola :

Le point sur la tombola fut rapide, pour le moment, seul TBR Conception nous a fournit 2x kit Spacer de capot.
Une relance des autres partenaires vas être faite ou est en cours

5 - Ouverture aux non JAP :

Rappel a été fait que l'ouverture au non JAP motorisé JAP a été fait suite à un sondage effectué auprès des participants donnant oui à environ 75%.

Le sujet de l'ouverture aux non JAP, non motorisés JAP a été le plus soumis à discussion.

Les points de vus :
-> Du fait qu'on ai annoncé 100% JAP depuis le début, il faut prendre le risque d'aller jusqu'au bout, les gens s'inscriront au dernier moment. NUISANCE A L IMAGE

-> Du fait de la lenteur dans les inscriptions, le risque financier s'accroit et l'ouverture permet de limiter les dégâts. NUISANCE ÉCONOMIQUE

Nous avons procédé à vote concernant les personnes nous ayant contacté pour venir rouler sans véhicules JAP.
La question était : Ouvrons nous a ces personnes ?
La réponse a été de 7 POUR et 1 CONTRE donc OUI

Après en avoir débattu en écoutant les arguments de tous et en essayant de trouver des solutions évitant la surpopulation de véhicules non JAP, il a été décider que pour une ouverture, le nombre de place serait limité à 15 comprenant les 2 véhicules non JAP, motorisés JAP déjà inscrits et les 8 sur liste d'attente.

6 - La sono :

Un équipement est proposé par le circuit, permettant de brancher un micro notamment.
Cet équipement permet de restituer le son sur la zone aire plane.

Cependant, nous avons plusieurs problèmes sur ce point là.
Nous n'avons jamais vu ce matériel et n'avons pas eut plus d'infos dessus quand aux possibilités de connecter un PC, une clés USB ou encore une sono.
Nous n'avons pas de DJ, trouver un DJ bénévole avec son matos étant chose difficile.

Aucune décision n'a été prise concernant ce point, cependant, il serait préférable qu'un membre fasse une grosse compil sur clés USB au besoin !

POINTS NON PRÉVUS : Village Pro
2 demandes nous ont été faite concernant la possibilité de venir installer un stand sur le village.
> Sloway : http://www.sloway.fr/
> DT Girl's : https://www.facebook.com/pages/DTGirlS/639590799401842

Un avis favorable dans l'ensemble a été donné pour accueillir ces 2 stands supplémentaires.
A savoir aussi qu'information a été donnée que Team91 ne viendra pas installer leur stand suite à différents problèmes techniques.

Pour tout manque, merci de le notifier, faisant le CR de mémoire, j'ai peut être omis certaines choses.