CR reunion Janvier - SAMOURAI MEET #2

Bonjour à tous,

Aujourd'hui, j'avais rendez vous au Circuit de La Ferte Gaucher pour discuter de différents points quand au projet LFG.

Donc voici le compte rendu de ce qui a été dit !

1/ Organisation de la journée :

07h30 : ouverture du site aux participants
08h30 : Briefing circuit + accueil du public
09h00 -> 11h30 : Roulage session libre
11h30 -> 12h30 : Roulage session découverte
PAUSE REPAS
14h00 -> 16h30 : Roulage session libre
16h30 -> 17h30 : Roulage session découverte
17h30 -> Fin de journée : Parade ?? + ???????

Chaque roulage "session libre" sera précédée par un Briefing
Fin de journée : A nous de définir, le site ferme quand on veut, pas trop tard, style 20h, faut juste que j'en informe rapidement qu'ils soient au courant.

2/ Cout du circuit

Circuit infrastructure : 6400€ HT
Commissaires (6) : 900€ HT
Chef de piste (1) : 350€ HT

Poste de secours : 650€ HT
Salle de briefing : 100€ HT
Sono : 100€ HT

Soit 8500€ HT / 10166€ TTC

3/ Nb de participants déclarés en préfecture / tarifs

Déclaration préfectorale par le circuit.

50 participants "session libre" / 120€ la journée
90 participants "session découverte" / 30€ les 20 minutes
250 participants expo / 10€ l'entrée
1500 visiteurs / 1€ au delà de 16ans

Alors, il est tout à fait possible d'étendre un peu certaines choses, on peux pousser à 60 véhicules pistes pour session libre, pour ce qui est de l'expo, on peu pousser aussi tant qu'on a de la place !! lol

Si on réalise les chiffres ci dessus :
Piste journée : 6000€
Piste découverte : 2700€
Expo : 2500
Visiteurs : 1500€

Soit 12700€

Différentiel : +2534€

4/ Gestion du risque financier en cas de perte

Alors la, je pense que c'est un accord qui est pas mal et qui permet de voir ce meeting plus sereinement.
En effet, on a pas mal discuté de ce point et on a convenu d'un accord en cas de perte.
- petite perte : possibilité d'effacer l'ardoise
- pertes plus importantes : possibilité de rembourser sur le meeting suivant mais aussi, sur des sessions circuits qu'on pourrait faire sur des dates ou le circuit n'aurai personne de prévu avec des tarifs du même genre que la dernière fois.

En fait, possibilité de rembourser n'importe quand, pas 10 ans après non plus, le but est pour eux et nous d'avoir un event récurrent sur le site.

Nous sommes de ce fait partenaire avec le circuit LFG.

5/ Organisation des membres sur site

- Circuit : rien à faire pour l'association hormis un peu de surveillance paddock
- Entrée : 2 à 3 membres de l'association avec un agent de sécurité du circuit
- Placement : potentiellement 10 personnes pour être sereins
- Vente associative : 2 à 3 membres
- Animation musique / micro : 1 personne (asso ou circuit non défini)

Donc potentiellement 16 à 20 membres de l'asso pour gérer correctement le site et assurer des rotations pour que chacun puisse aussi faire un tour !

6/ Repas et partenaires

Repas : gestion par le circuit d'un snack saucisse/frites mais aussi d'un repas type restaurant pour ceux qui veulent
Partenaires : possibilité de faire venir quelques partenaires, j'ai proposé seulement 3 à 4 partenaires max, eux comme moi ne voulons pas que ça finisse en "brocante".

7/ Communication

Circuit : Site du circuit + presse locale
Asso : Forums jap, Facebook à discuter ensemble, rapport aux kékés



Voilà, pour toutes questions, n'hésitez pas ce post est là aussi pour ça !!

Attention :
- tout membre ne participant pas à l'organisation se verra appliquer les tarifs en vigueur, aucun passe droit ne sera fait
- le plan de communication doit être préparé, relu et complet
- on ne lance pas de communication globale de l'évent, il reste quelques points de détails, notamment pour le circuit à mettre en place.