CR du 02 mars 2013 - SAMOURAI MEET #2

Bonjour,

Afin de pouvoir établir un plan de marche pour le Samouraî Meet #2, et à la demande de certains,TOUS LES MEMBRES de l'asso ont été conviés à une séance de travail.

Date : 02 mars 2013
Heure : 21h00
Lieu : Mac Do de Bussy

Thème : Organisation du Samouraî Meet #2

Membres présents : Timal774 (jusqu'à 23h), Rico2Ride, Nyto, TTS, Fan2..., Stitch T.D.F.R, Kykytic

Les points abordés ont été :

LE PLAN DE ZONE :

Ne pas tenir compte des zones indiquées vertes autour du circuit pour la légende

Ce plan reste modifiable, perfectible au besoin, mais c'est le plan qui se rapproche le plus de ce qui sera réalisable, à faire.
Ce plan pourra être détaillé si besoin de faire un redécoupage des zones, nous devront aussi en discuter avec le circuit pour validé certaines choses (lieux de passage au sonomètre par exemple)

LE STAFF :

Il a été défini 5 pôles spécifiques pour lesquels il y aura besoin de personne pour gérer, organiser durant le meeting.

1/ ACCUEIL : 4 personnes le matins / 2 l'après midi
Missions :
- Accueillir les participants
- Encaisser les entrée exposants, visiteurs
- Marquer les véhicules et les pilotes
- Distribuer le Règlement Intérieur
- Distribuer les goodies

2/ EXPOSITION AUTO : 5 personnes
Missions :
- Guider les véhicules
- Placer les véhicules
- Veiller au respect du règlement
- Aider à la circulation

3/ ZONE "PISTARDS" / PADDOCKS : 2 à 3 personnes
Missions :
- Veiller au respect du règlement
- Surveiller la zone d'accès au paddock
- Faire respecter l'interdiction d'accès au paddock

4/ STAND PRO : 2 personnes
Mission :
- Tenir le stand JIM

5/ ZONE VIP : 2 personnes
- Restreindre l'accès à la zone

Cela porte donc le nombre de membre Staff à 15 au MINIMA, si nous avons une 20 de personnes dans le STAFF, ce serait vraiment bien.

Nous n'avons défini que le nombre de personne qu'il serait bon d'avoir pour gérer au mieux l'évènement.
En aucun cas, nous n'avons défini qui ferait quoi, un planning sera établi en temps et en heure.
Nous assurerons des rotations au seins de l'orga, personne ne restera au même poste sur l'ensemble de la journée, hormis peut être au stand ou sur demande particulière si cela est réalisable.

INTENDANCE :

Une première liste de matériel a été établie, celle ci sera à compléter au fur et à mesure des besoins pour l'évent.
Attention, si vous avez du matériel listé ci dessous que vous seriez prêt à nous prêter pour cette journée, merci de nous l'indiquer.
Attention bis, il faut qu'un maximum de matériel puisse aller au circuit dans le coffre des voitures

Tables Besoin : 3 / Dispo : 2 (TTS) / Manquante : 1
Chaises, Tabourets Besoin : 6 / Dispo : 6 (TTS)
Tonnelles Besoin : 2 / Dispo : 0 / Dispo membre ????
Talkie Walkie Besoin : 5 / Dispo : 2 (Asso) Manquant : 3 / A discuter avec circuit ou achat ou prêt (Timal774)
Posca Besoin : 3 couleurs différentes / ACHAT
Rue Balise Besoin : XXX / Emprunt (Kykynette)
Panneau Besoin : 10/15 / trouver palette + piquet (tout ceux qui peuvent mettre la main dessus) (Kykytic à la découpe)

Bracelets pistards Besoin : 100 / ACHAT
Bracelets découverte Besoin : 100 / ACHAT
Bracelets exposants Besoin : 400 / ACHAT

TAMPON : il est peut être envisageable de conserver l'idée d'un tampon pour les visiteurs

T-Shirts / Gilets jaunes :
Alors la différentes solutions ont été proposées :
1/ Achat personnel dans les T-shirts STAFF JIM
2/ Gilet jaune
3/ Achat de T-shirts pas cher mais identifiable et UNIQUEMENT 1 COULEUR avec transfert "STAFF"


Pour toute questions relatives à ce qui est ci dessus, merci de les poser ici, tout membre ayant participé à la séance pourra y apporter une réponse.

Merci.