CR du 10-01-2016 - Assemblée Générale

Assemblée Générale – 10 Janvier 2016

Heure de début : 10h30

Membres présents :
- T. Nicolas
- V. Christelle
- P. Jérémy
- S. Jérémy
- D.M. Tony
- D. Tony

Membres excusés :
- Anthony C. : Déménagement dans le Nord
- Lili P. : Déménagement
- Chue L. : Ne souhaite plus être membre (continuera à aider)

Non membres présents :
- F. Mallory
- V. Alexis
- L. Thomas

Ordres du jour :

1- Bilan de l'année 2015 en termes d'action
2- Bilan de l'année 2015 en terme financier
3- Élection d'un nouveau bureau ou maintien de l'actuel, si les membres du bureau sont d'accord
4- Définir le montant des cotisations pour 2016
5- Actions débutées pour 2016
6- Projets d'actions pour 2016
7- Vos idées, parlons en !
 
1- Bilan de l'année 2015 en termes d'action

L’année 2015 n’aura pas été riche d’activités pour l’association (en son nom), on pourra cependant noter une nouveauté, notre participation au Téléthon 2015 à Esbly.

11/01/2015 : Roulage en Open sur les circuits LFG proposé pour 30 rouleurs au tarif de 100€
Belle journée affichant complet, aucun incident notable n’a été enregistré.
Les participants à cette journée ont été tous très satisfaits.

11/04/2015 : Roulage Driv’Eure sur le circuit des Ecuyers (annulé)
Journée annulée par Driv’Eure faute de réservation suffisante puis relancée tardivement.
Nous n’avons pas donné suite à la relance.

26/07/2015 : RACE Day sur les circuits LFG (roulage + expo + village)
Très bonne journée avec beaucoup de satisfaction et aussi quelques points noirs.
Côté pistards, hormis un souci quand à la gestion de l’aire plane étaient tous très satisfaits.
Côté exposants, nous avons rencontré un soucis dans l’organisation et la gestion des espaces, c’est un point à revoir, voir simplifier si possible.
Côté village, les participants étaient à priori satisfaits.
Les 2 points noirs auront été le stand repas et l’absence non prévu de Pro Clean Auto.
Côté Staff, on a fait comme on pouvait en fonction de l’affluence.
Le matin a été compliqué avec l’arrivée massive des pistards mais surtout, des exposants arrivant avant l’heure d’ouverture expo.
La gestion avant / arrière du bâtiment reste problématique (a corriger).
L’abandon du matériel sur le bord de la route n’est pas admissible, il a plut, il fallait au moins prévenir quelqu’un pour venir ramasser le matériel.

05/09/2015 : Forum des associations de Bussy Saint Georges
Très peu de visite, comme chaque année, cette journée étant plus dédiée aux inscriptions aux clubs de sports.
Il faut se poser la question sur l’intérêt d’y participer.

10/10/2015 : Roulage Driv’Eure sur le circuit de Clastres
Date de roulage Driv’Eure pour laquelle seulement 2 personnes sont passées par le biais de JIM Asso pour s’inscrire.
Retour de l’un des 2, c’était vraiment pas optimal, promesses non tenues et gestion maladroite.

05/12/2015 : Téléthon d’Esbly : baptêmes auto et expo
Journée très bizarre. Peu de monde sur le Téléthon, faute, à la mauvaise communication sur site, aux attentats ou autres, on ne peut savoir.
Bonne journée entre les participants membres et bénévoles.
EXPO : Attitude lamentable des personnes s’engageant et ne venant pas, sans prévenir.
BAPTEMES : Tout le monde était présent, sauf les donateurs ...
Collecte total de 27€ au profit du Téléthon.

2- Bilan de l'année 2015 en terme financier

Cette année 2015 n’accusera pas de perte financière, on arrive même à disposer d’un fond de sécurité conséquent, nous permettant notamment de lancer de nouvelles activités au nom de l’association et de garantir un minimum un risque éventuel sur le RACE Day, journée la plus couteuse de l’année.

11/01/2015 : Roulage en Open sur les circuits LFG proposé pour 30 rouleurs au tarif de 100€
De part l’accord que nous avons avec LFG, les roulages hiver on pour objectif premier de combler un trou si jamais nous n’équilibrions pas le RACE Day.
Si jamais des bénéfices découlent de ces  dates d’hiver, ceux-ci sont réparti s 50/50 sur la base hors taxe de LFG.
Cette date, puisqu’aucune dette en cours, frais de chef de piste et commissaires déduit à générée un bénéfice global de 2074€ dont 940€ pour JIM Asso.

26/07/2015 : RACE Day sur les circuits LFG (roulage + expo + village)
Toujours un grand moment de solitude pour faire le bilan financier du RACE Day.
Il faudra pratiquer de manière différente cette année.

En termes de couts, voici les frais engagés pour le RACE Day 2015, ne sont pas inclus les investissements :

Flyers et affiches : 100.93€
Bracelets de roulage : 31.92€
Lots tombolas : 50.45€
DJ : 200€
Repas Staff : 176€
Circuits LFG : 9564€

Soit un total de 10123.3€

En terme de bénéfices, là ou il est toujours plus compliqué de compter ….

Réservations piste : 8315€
Entrées : 1832.1€
Ventes goodies et tombola : 228€

Soit un total de 10375.1€

Résultat de la journée : + 251.8€

On notera du coup la relative importance d’un stand ET d’une tombola, le chiffre qui y a été réalisé représente notre petite marge de sécurité sur l’évent.

10/10/2015 : Roulage Driv’Eure sur le circuit de Clastres (2 participants via JIM Asso)
Aucun bénéfice sur cette journée, la remise accordée par Driv’Eure ayant été intégralement proposée aux rouleurs qui passaient par l’association.

05/12/2015 : Téléthon d’Esbly : baptêmes auto et expo
Récolte de 27€ au profit du Téléthon.

En terme de trésorerie propre à l’association ; voilà où en sont les comptes au 31/12/2015

Compte bancaire Crédit Mutuel : + 3049.04€
Paypal : +593.37€
Caisse : +0€

TOTAL dont dispose l’association au 31/12/2015 : +3642.41€ (contre +2852,10€ au 07/12/2014)

3- Élection d'un nouveau bureau ou maintien de l'actuel

Pour l’élection du bureau 2016, il est possible de réélire le bureau dans son intégralité, si l’ensemble de ses membres le désir.
Si non, il nous faudra de nouveaux candidats, membres ou non membres (qui devront donc s’engager).

Membres du bureau actuel :
Président – TALON Nicolas / Trésorier – DI MAIO Tony / Secrétaire – DIDIER Tony

Candidatures :

Président : T. Nicolas
Votes pour : 6
Abstention : 0

Trésorier : D.M. Tony
Votes pour : 6
Abstention : 0

Secrétaire : P. Jérémy
Votes pour : 5
Abstention : 1

Nouveau bureau :
Président – T. Nicolas / Trésorier – D.M. Tony / Secrétaire – P. Jérémy

4- Définir le montant de cotisation pour 2016

Nous ne privilégions pas la quantité de membre mais la qualité de ceux ci, leur implication dans l'association et leur envie d'avancer comme une équipe.

Le montant de la cotisation annuelle 2015 était de 20€.
Cotisation 2016 : 20 € 6 POUR 0 CONTRE

5- Actions débutées pour 2016

Nous avons  commencé à préparer l’année 2016 en 2015 afin de pouvoir proposer des activités durant le long de l’année, certaines sont déjà en cours.

31/01/2016 : Roulage sur le circuit de Clastres au tarif de 75€ pour 40 rouleurs.
NOUVEAUTÉ 2016 : Cette date est la première JIM Asso hors des circuits LFG.

Nous ferons appel à plusieurs prestataires pour assurer cette journée.
- Circuit de Clastres pour ce qui est location des infrastructures : 945€TTC (tarif de location exceptionnel)
- Association Run & Slick pour ce qui est chef de piste et commissaires : 320€
- Assurance Gras Savoye pour ce qui est couverture organisateur et RC circuit : montant en fonction du nombre de rouleurs à couvrir

A savoir que, pour couvrir tous les risques financiers, l’équilibre absolu est à 20 rouleurs inscrits.
Les inscriptions deviennent bénéficiaires à 17 rouleurs
L’assurance (RC Circuit) est amortie à partir du 12ème rouleur ASSURÉ
La garantie décès coutera 25€ à l’association, le restant est amorti en fonction des souscriptions.


Point au 09-01-2016 :
Nous avons 18 rouleurs inscrits : JIM Asso bénéficiaire
Nous avons 17 rouleurs souscrivant la RC Circuit : JIM Asso bénéficiaire
Nous avons 6 personnes ayant souscrit l’assurance décès : les 25€ seront couverts par les bénéfices précédents.

Les souscriptions actuelles nous permettent d’ors et déjà de ne pas être déficitaire sur cette journée.
Bonne nouvelle !!! Il reste des inscriptions à recevoir.

14/08/2016 : RACE Day 2016

Après RDV aux circuits LFG, nous nous sommes retrouvés devant un choix de date restreint.
Le dimanche 14 Aout 2016 restait la meilleure date à envisager, n’envisageant pas l’annulation pure et simple de l’évènement.

Tout reste à faire sur cet évent, certains axes de réflexion ont été avancés et il va falloir réfléchir et agir ENSEMBLE.

Les premiers points discutés, notamment avec LFG :

- Aire plane dorénavant réservée exclusivement aux pistards
- Articulation du village autour du hall du bâtiment principal (évocation d’exposer 1 auto dans le hall)
- Positionner l’exposition auto uniquement sur l’avant du bâtiment, le village devant être un élément générant la circulation des piétons.
- Gestion des zones par code couleur (pastille colorée collée à l’entrée par exemple, correspondant à une zone du site sur lequel sera orienté le conducteur et son auto)
- Les tarifs pistes devront baisser, on est sur un mois « basse saison » pour LFG qui pratique le tarif de 125€ la journée. Soit on s’aligne, soit on descend un peu en dessous (115€)
- Possibilité de créer un pole activité (banc de puissance – château gonflable – simulateur - etc … )
- Réunion à avoir avec le restaurant « Entre Ciel et Terre » pour discuter du service

Autre point déjà fixé, le coût de LFG pour cette date.
Le prix est sensiblement inférieur à ce que l’on paie en Juillet,
- 30% de remise sur les infra (20% en juillet) tarif de base HT est monté de 6750 à 6950€HT
- 30% sur la salle de séminaire (50% auparavant) tarif de base HT est monté de 500 à 600€HT
- le chef de piste n’est pas à charge en 2016
- l’adjoint de sécurité n’est pas à charge en 2016
- les autres postes – commissaires – secours – adjoint chef de piste reste aux mêmes tarifs.

Le montant total pour la privatisation est de 8478€TTC contre 9564€TTC en juillet 2015.
A savoir que nous aurons la possibilité, si perte, d’ouvrir une date en hiver pour combler.

Exemple (dans le meilleur des mondes):

Si nous pratiquons les tarifs suivants :
125€ / journée pour 55 journées 6875€
75€ la ½ journée pour 10 ½ journées 750€

Total piste collecté : 7625€
Restant à faire sur les entrées 853€ soit 171 entrées

Si nous pratiquons les tarifs suivants :
115€ / journée pour 55 journées 6325€
75€ la ½ journée pour 10 ½ journées 750€

Total piste collecté : 7075€
Restant à faire sur les entrées 1403€ soit 281 entrées

Le choix des membres s'est porté sur l'offre à 115€ la journée de roulage.

Il y a donc beaucoup de travail à abattre, même si certaines bases sont acquises, pour d’autres, on reprend à zéro.

- Montage d’un village cette fois ci, conséquent si possible
- Montage (ou étude de montage) d’un pole activités
- Tombola : lots à collecter notamment sur le 77 (zone de chalandise des donateurs)
- Réorganisation du site
- Etc …..

6- Projets d'actions pour 2016

Nous avons évoqué la possibilité de faire une autre date de roulage à Clastres (ou ailleurs) plus tard dans l’année.

Nous avons évoqué la possibilité d’une date en hiver sur les circuits LFG.

Aucun courrier n’a été fait pour contacter les mairies afin d’envisager un rassemblement.
La complexité d’avoir les autorisations et l’implication quasi nulle des membres en 2015 n’a pas motivé les demandes en ce sens.

Si un rassemblement doit être envisagé, il devra faire l’objet d’une prospection des membres auprès de privés, particuliers ou entreprises.

Une association de véhicules anciens de Quincy Voisins a pris contact pour éventuellement faire un groupement sur un évènement caritatif en 2016.

7- Vos idées, parlons en !

Si des membres ou non membres ont des idées de projets :

- Mettre à profit les compétences de certains membres soudeurs pour réaliser du mobilier mécanique pour la tombola RACE Day !
- Réaliser un clip vidéo de présentation de l'association et de ses activités
- Disposer d'équipement type veste + flocage acheté en fonds propres par l'association.

Plus aucun sujet n’est à l’ordre du jour, la réunion est donc clôturée à 14 h 30