CR du 05-04-2015

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CR du 05-04-2015

Message par kykytic le Lun 6 Avr - 20:09

Membres présents :
T. Nicolas
D.M. Tony
L. Chue
V. Christelle
P. Jérémy

Début de la réunion à 11h00

POINT SUR LE PREMIER TRIMESTRE

1- Investissements associatifs

Afin de réaliser au mieux ses évènements, l’association devait de nouveau investir cette année.

Le constat avait été fait durant le Samurai Meet #3 qu’il y avait encore certains manque quand au matériel propre à l’association et nous avons donc effectué les dépenses suivantes pour y remédier.

1x Tonnelle 3x3m / rouge : 44.99€
2x Radio Baofeng UV-82L : 72.00€
1x Sonomètre REDSPEC : 51.94€
4x Sac de lestage pour tonnelle : 20.90€

TOTAL DES INVESTISSEMENTS 189.83€

L’achat du sonomètre nous permettra de faire des « journées sonomètres » qui pourront être utiles et pratiques aux participants pour s’inscrire notamment à des journées roulages.

D’autres investissements se révèleront peut être nécessaires par la suite.

2- Dépenses de l’association

Des dépenses autres que les investissements ont été réalisées courant décembre 2014 et durant ce premier trimestre 2015.

Ces dépenses nous permettent de faire la promotion de l’association et de ses évènements auprès du grand public.

250x Porte-clés décapsuleur : 219.91€
300x Bracelets de roulage : 31.92€
300x Bracelet de roulage : 0 suite anomalie livraison
5000x Flyers R.A.C.E Day format A5 : 65.39€
100x Affiches R.A.C.E Day format A3 : 35.50€

TOTAL DES DÉPENSES 352.72€

ACTIVITÉS 2015

1- Rassemblements automobiles

Nous avions, en octobre 2014, fait la demande pour obtenir 3 dates de rassemblement sur la commune de Bussy Saint Georges.
Nous avons été notifiés par courrier du 9 février 2015 que les dates nous ont été refusées.
Aucune date alternative n’ayant été proposée par la mairie, nous n’avons, à l’heure actuelle, pas la possibilité de réaliser notre objectif de rassemblement officiel.

Le Sunday Meet est un rassemblement non officiel permettant de combler un peu le trou laissé par ces refus mais ne doit en aucun cas être assimilé à JIM Asso.

2- Sorties pistes

LFG le  11-01-2015 : Journée qui a rassemblée 31 rouleurs en tout durant laquelle nous auront eut à déplorer 2 refus au sonomètre ainsi que plusieurs casses et sorties de piste.

Bilan financier de cette journée

29x Journée complète à 100€ soit 2900€ encaissés par JIM Asso
2x 1/2 journée à 79€ soit 158€ encaissés par LFG

TOTAL ENCAISSÉ 3058€ tout frais inclus

Part JIM Asso 940 €
Part LFG 1 134 € 945 €

Sur les 940€ récoltés par l’association, nous avons effectué le remboursement de 79€ à un de nos participants que nous avons fait déplacé pour la ½ journée et qui s’est vu refuser l’accès à la piste au sonomètre, passé haut la main 1 mois et demi plus tôt à LFG.
Nous avons donc récolté la somme de 861€ au profit de l’association.

Les Ecuyers le 11-04-2015 : Journée Driv’Eure Event qui a été annulée, date seulement optionnée à ce moment là mais vus le peu de demande, option non levée.
A savoir qu’au final, la date n’a été levée par aucun organisateur et du coup, Driv’Eure l’a récupérée.


Clastres le 10-10-2015 : Journée Driv’Eure Event sur laquelle, toutes personnes s’inscrivant par le biais de JIM Asso bénéficie d’une remise de 10% sur le tarif Preum’s soit 81€ au lieu de 90€ la journée.

ATTENTION : A savoir que ce tarif n’inclus pas la RC Circuit comme on nous l’a laissé entendre depuis presque 2 ans.
Oui, jusqu'à maintenant, on a roulé sur les journées Driv’Eure  sans RC ….

3- R.A.C.E Day

J-113 avant le R.A.C.E Day et encore beaucoup de choses à faire.
Pour rappel, chaque membre se doit d’aider à la construction de la journée en aidant sur plusieurs points essentiels et en fonction de leurs possibilités.

Trouver des stands partenaires : Afin de réaliser un village de partenaires, il faut les trouver !!
Chacun des membres peut proposer des noms dans le détailling, le covering, la vente de pièce etc…
Chacun des membres peut démarcher ces professionnels pour leur proposer de participer en tant que partenaire, aucun droit d’entrée, la seul contrepartie demandée est un lot de tombola.

A l’heure actuelle, seul le stand JIM et RC Drift IDF sont normalement validés.

Créer une nouvelle organisation : Ce point est en cours de discussion.

Le point d’accueil au portail du circuit restera inchangé.
L’espace dédié aux visiteurs reste inchangé.

Un « Check point » verra le jour en lieu et place du point de dispatch Euro / Jap qui existait durant le Samurai Meet #3. Nous  installerons des barrières pour filtrer les autos expo et les visiteurs qui n’auraient pas compris les consignes données au point d’accueil. Un accès au parking visiteur devra être créé à ce point si non existant.

La zone réservée aux pistards restera inchangée, celle-ci ayant très bien fonctionnée durant le Samurai Meet #3.
La zone « Village » devrait être déportée dans le gazon, derrière le bâtiment principal ainsi que le stand BBQ. Pour le camion snack, ce n’est pas encore étudié.
Une zone « Exclusivité » devrait être créée en lieu et place du village du Samurai Meet #3.

Le remplissage se fera à l’arrière du bâtiment puis nous basculerons vers l’avant si nécessaire, une fois la zone derrière remplie. Cela sous entend donc que les véhicules seront mélangés et qu’il n’existera plus de zone Jap, Euro ou US.


Un DJ s’occupera de la musique, entre autres, sur toute la journée.
Listen-dj Santinho (pseudo facebook) officie déjà sur Autoricambi, qui se déroule à LFG.
Le coup pour la journée est de 200€ matos compris.
Si nous avons l’accord des circuits LFG et la possibilité technique de le faire, il sera installé à l’arrière du bâtiment principal avec du son orienté vers l’avant et l’arrière de celui-ci.

Définir l’équipe nécessaire pour le staff sur la journée :

Il y aura besoin de monde encore cette année pour le staff.

Le nombre à chaque poste reste encore à définir précisément mais dans l’idée, nous aurons besoin de :
- 3 personnes à l’accueil
- 2 personnes au « check point »
- 2 personnes aux paddocks
- 4 personnes  au placement, notamment le matin
- 2 personnes au stand JIM Asso

Nous aurons, quoi qu’il arrive, besoin de l’aide de bénévoles en plus des membres, tout comme l’année dernière.

Tombola :

Ceci est aussi l’affaire de tout le monde.
En effet, nous comptons sur nos partenaires présents ce jour là pour offrir des cadeaux à mettre en jeu sur la tombola.
Mais, afin de pouvoir proposer un maximum, il ne faut pas hésiter à démarcher des magasins, concessions ou autres centres autos. Un refus est mieux que de ne pas essayer.

Un budget de 50€ a été décidé pour acheter des petits lots type sapin magique, microfibre etc …

Un ticket de tombola sera offert aux 40 premiers exposants arrivants sur le site.

La publicité :

La publicité de l’évènement passe par plusieurs réseaux.

- Facebook : moyen le plus rapide de toucher un maximum de monde si l’évènement est PARTAGÉ et DIFFUSÉ sur les groupes où nous sommes abonnés et sur notre profil. Attention à ne pas trop en faire !
- Affichage : Cette année, nous avons investi dans l’impression d’affiches au format A3 et de flyers format A5.
Il faut que l’ensemble des membres démarche les centres autos, garages, concessions, contrôles techniques etc … pour leur proposer une affiche et des flyers.
Sur les quelques points visités à ce jour, aucun n’a refusé les flyers et affiches.

Il ne faut pas oublier que cette évènement, c’est avant tout le notre et si on veut le réussir, il faut s’investir et ne pas attendre que tout se fasse.

PROJETS EN COURS

Outre le R.A.C.E Day, d’autres projets sont en cours ou en cours de réflexion.

- Calendrier JIM 2016 : Nous espérons pouvoir réaliser un (ou deux) calendrier pour l’année 2016. Les photographies seront toutes réalisées par Shu (sauf désistement).
Les premières photographies ont été réalisées, un problème technique ayant un peu retardé la suite. Une photo de l’ensemble des membres et leur véhicule est souhaitée pour réaliser la page de Décembre 2016.
Les membres ne doivent pas hésiter à proposer à leurs contacts de participer au calendrier par contre, toutes les autos ne seront pas retenues.
Tous les shooting se dérouleront à Meaux ou ses environs, à la discrétion du photographe.

- Journées sonomètre : L’association disposant maintenant d’un sonomètre, il serait bon d’envisager des journées durant lesquelles, il sera possible de passer plusieurs autos au sonomètre.
Pour cela, il est nécessaire de trouver un ou plusieurs lieux adéquats à cette activité, notamment éloigné des habitations et ne générant pas ou peu de résonnance.

Tout autre projet raisonnable peut être envisagé, les membres sont forces de proposition.

Fin de la réunion à 13h15
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kykytic

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